Conditions générales de prestation de services

Ces conditions générales de prestation de services présentent les droits et les obligations de Carolien Zaman EI, numéro SIRET 81880988100019 (le « Prestataire »),

d’une part,

et toute personne physique ou morale souhaitant bénéficier de ses services (le « Donneur d’ordre »),

d’autre part.

Objet des conditions générales

Les présentes conditions générales déterminent les conditions contractuelles applicables à la fourniture de prestations de services de traduction (ci-après les « Prestations ») proposées par le Prestataire à ses clients professionnels.

Au sens des présentes conditions générales, les termes ci-après auront la signification suivante au sein des présentes conditions générales :

Prestataire : désigne le traducteur identifié ci-dessus qui va exécuter les Prestations de traduction selon les modalités définies par les présentes conditions générales et le devis accepté par le Donneur d’ordre ;
Donneur d’ordre : Professionnel ayant commandé une Prestation conformément aux présentes conditions générales ;
Professionnel : « toute personne physique ou morale, publique ou privée, qui agit à des fins entrant dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole, y compris lorsqu’elle agit au nom ou pour le compte d’un autre professionnel » selon le Code de la consommation ;
Client : désigne le client du Donneur d’ordre qui bénéficie des Prestations. Le Client n’est pas partie au contrat conclu entre le Donneur d’ordre et le Prestataire. Les obligations issues des présentes ne concernent que le Donneur d’ordre et le Prestataire. Le Donneur d’ordre s’engage à informer le tiers des engagements prévus dans les présentes et à ce qu’il ne nuise pas au bon déroulement des Prestations. Seul le Donneur d’ordre est responsable vis-à-vis du Client.

Application des conditions générales – opposabilité

Le Donneur d’ordre déclare avoir pris connaissance des conditions générales de prestation de services et les avoir acceptées sans réserve avant de passer commande en retournant le devis fait par le Prestataire.

Toute commande passée implique l’adhésion entière et sans réserve du Donneur d’ordre aux présentes conditions générales de prestation de services à l’exclusion de tout autre document.

Aucune condition particulière ne peut, sauf exception formelle et écrite figurant sur le devis devenu ferme et définitif, prévaloir sur les présentes conditions générales de prestation de services.

Le contrat formé entre le Prestataire et le Donneur d’ordre relatif aux Prestations est composé :

du présent document fixant les conditions générales applicables aux prestations ;
des conditions particulières comprenant le devis qui une fois complété détermine notamment le contenu de la mission, l’identité du client, la durée prévisionnelle d’exécution de la prestation, ainsi que le prix convenu.

Le contrat ainsi formé définissant l’intégralité des obligations contractuelles des parties, le Donneur d’ordre renonce, en signant le présent contrat, à se prévaloir de tout autre document (autres conditions générales, bons de commande, etc.) pour imposer d’autres obligations contractuelles au Prestataire, sauf acceptation expresse du Prestataire.

Toute condition contraire opposée par le Donneur d’ordre sera, donc, à défaut d’acceptation expresse, inopposable au Prestataire, quel que soit le moment où elle aura pu être portée à sa connaissance.

Les présentes conditions générales sont rédigées en français dans leur version originale qui seule fait foi et prévaut sur toute autre version. Elles s’appliquent à l’exclusion de toutes autres conditions.

Le fait que le Prestataire ne se prévale pas à un moment de l’une quelconque des présentes conditions générales de prestation de services, ne peut être interprété comme valant renonciation à se prévaloir ultérieurement de l’une quelconque desdites conditions.

Passation des commandes / devis

3.1. Émission d’un devis

Chaque commande du Donneur d’ordre est généralement précédée d’un devis gratuit, établi par le Prestataire, sur la base des documents à traduire fournis ou des informations communiquées par le Donneur d’ordre.

Aucun devis ne sera établi par le Prestataire avant d’avoir reçu des instructions écrites claires et complètes du Donneur d’ordre sur son besoin. Le Donneur d’ordre est responsable des informations communiquées au Prestataire.

Le devis adressé par le Prestataire au Donneur d’ordre, par courrier électronique, précise notamment :

L’objet et les caractéristiques de la Prestation ;
Le nombre de pages ou de mots soumis à traduction ;
La langue du document à traduire (langue source) ;
La langue de traduction (langue cible) ;
Les modalités de détermination du prix de la prestation de traduction. Cette dernière est facturée soit de manière forfaitaire, soit au temps passé, soit encore sur la base du tarif du prestataire en vigueur au jour de la réalisation du devis, notamment au mot source (c’est-à-dire par mots contenus dans le texte à traduire) d’après le décompte proposé par tout logiciel de comptage de mots (ou tout autre outil convenu d’un commun accord), à la ligne ou à la page ;
Le délai de livraison de la prestation de traduction ;
Le format des documents à traduire en cas de demande de mise en page spécifique du document livré ;
Les éventuelles majorations de prix appliquées notamment en raison de l’urgence, des recherches terminologiques spécifiques ou de toute autre demande sortant des prestations habituelles fournies par le Prestataire.

3.2. Acceptation de la commande

Pour confirmer sa commande de manière ferme et définitive, le Donneur d’ordre doit retourner le devis par courrier électronique au Prestataire, sans aucune modification, soit avec la mention « bon pour accord », soit avec l’expression de son consentement. À défaut de réception de l’acceptation du devis, le Prestataire se réserve le droit de ne pas commencer sa prestation.

À défaut de confirmation de sa commande selon les modalités définies ci-dessus dans le délai indiqué sur le devis ou à défaut dans un délai de 3 (trois) mois à compter de la date d’envoi du devis, ce dernier est réputé caduc.

Le Prestataire se réserve la possibilité, après en avoir informé le Donneur d’ordre, de majorer les tarifs des prestations et/ou de ne pas respecter la date de livraison figurant sur la confirmation de commande initiale du Donneur d’ordre, et ce, notamment dans les cas suivants :

La modification ou l’ajout de documents supplémentaires par le Donneur d’ordre postérieurement à l’établissement du devis par le Prestataire. Dans ce cas, le Prestataire se réserve le droit d’ajuster le tarif en fonction du volume de texte supplémentaire à traiter constaté ou demandé ;
L’absence de documents lors de l’établissement du devis (si le devis a dû être effectué sur simple communication du nombre de mots approximatif et d’un extrait du contenu à traiter).

Dans ce cas, un devis complémentaire ou un devis modificatif (qui annulera et remplacera le devis initial) sera adressé au Donneur d’ordre.

À défaut d’accord exprès du Donneur d’ordre sur ces nouvelles conditions de livraison et/ou de facturation, le Prestataire se réserve le droit de ne pas commencer sa prestation.

Sauf accord contraire indiqué sur le devis, les frais exposés pour la réalisation de la prestation (déplacements, envoi de courriers exprès, etc.) sont à la charge du Donneur d’ordre.

Toute décision de remise, de réduction ou d’application de tarifs dégressifs, selon un pourcentage ou un forfait (à la page, à la ligne ou à l’heure), demeure à la seule discrétion du Prestataire, et ce, uniquement pour la prestation qui en est l’objet. Les remises ou rabais éventuellement accordés au Donneur d’ordre ne sauraient en aucun cas faire naître un droit acquis pour des prestations postérieures.

L’acceptation de la commande entraîne pour le Donneur d’ordre acceptation des conditions générales de prestation de services du Prestataire, la reconnaissance d’en avoir parfaitement connaissance et la renonciation à se prévaloir de ses propres conditions d’achat ou de tout autre document.

Dans l’hypothèse où aucun devis préalable n’a été adressé au Donneur d’ordre par le Prestataire, les commandes sont passées par simple échange de courriers électroniques et les prestations de traduction sont facturées conformément au tarif de base habituellement appliqué par le Prestataire ou à tout autre tarif convenu entre ce dernier et le Donneur d’ordre dans l’échange de courriers électroniques. Toute validation par le Donneur d’ordre du délai communiqué par le Prestataire vaut commande.

3.3. Annulation d’une commande

En cas d’annulation d’une commande en cours de réalisation par le Donneur d’ordre, quelle qu’en soit la cause, signifiée par écrit au Prestataire, le travail déjà effectué est facturé au Donneur d’ordre à hauteur de 100 % (cent pour cent) et le travail restant à effectuer à hauteur de 50 % (cinquante pour cent).

Preuve

Aux fins de la preuve de l’existence de cette acceptation de devis, le Donneur d’ordre admet de considérer comme équivalent à l’original et comme preuve parfaite, le courrier électronique, la copie et le support informatique.

Conditions financières

Toute commande de Prestation, dont le montant hors taxes dépasse une somme laissée à la discrétion du Prestataire, peut être soumise à une demande d’acompte dont le pourcentage est précisé sur le devis. Dans ce cas, l’exécution des prestations ne commence qu’après encaissement de l’acompte.

Sauf conditions particulières spécifiées sur le devis, les factures s’entendent établies net, sans escompte et sont payables à 30 (trente) jours à compter de la date d’émission de la facture.

En cas de paiement par chèque ou virement bancaire en provenance de l’étranger, l’intégralité des frais de change et bancaires sont à la charge du Donneur d’ordre.

Le livrable contenant la traduction reste la propriété du traducteur jusqu’au paiement complet du prix des Prestations.

En cas de retard de paiement, le Prestataire pourra suspendre toutes les commandes en cours, sans préjudice de toute autre voie d’action.

Il convient de préciser, s’agissant d’un Donneur d’ordre professionnel, qu’en cas de retard de paiement, les commandes en cours sont interrompues de plein droit jusqu’au complet paiement et le Donneur d’ordre est redevable, sans qu’une mise en demeure préalable soit nécessaire, conformément à l’article L.441-10 du Code de commerce, d’intérêts de retard calculés au taux de 15 %, appliqué au montant de la facture considérée, ainsi que d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros.

En aucun cas, les paiements ne peuvent être suspendus ni faire l’objet d’une quelconque compensation sans l’accord écrit et préalable du Prestataire.

Délai de livraison

Sous réserve de réception par le Prestataire de l’intégralité des documents objet de la prestation de traduction, le délai de livraison, donné à titre indicatif et mentionné sur le devis, n’est applicable qu’à condition que le Donneur d’ordre confirme sa commande selon les modalités définies à l’article 3 ci-dessus dans un délai de 3 (trois) jours ouvrés à compter de la réception du devis. Passé ce délai la date de livraison peut faire l’objet d’une révision en fonction de la charge de travail du Prestataire. Cette nouvelle date de livraison fera l’objet d’un accord entre les Parties.

Réception

7.1. Livraison de la traduction

La traduction est livrée par courrier électronique au format du document source ou tout autre format convenu entre les parties. Tout autre moyen de transfert ou format doit être expressément convenu entre les parties et pourra faire l’objet d’une facturation supplémentaire.

La Prestation est considérée comme finalisée dès envoi par le Prestataire du livrable au Donneur d’ordre. Cet acte déclenche l’émission de la facture.

7.2. Relecture et corrections

Le Donneur d’ordre dispose d’un délai de 10 (dix) jours ouvrés à compter de la réception de ses documents traduits ou relus pour manifester par écrit un éventuel désaccord concernant la qualité de la prestation.

Il est rappelé que la Prestation peut impliquer des tournures de style ou des formulations propres au Prestataire qui n’altèrent pas le sens des propos. Ces tournures ou formulations ne peuvent pas être considérées comme une non-conformité.

Passé ce délai, la Prestation est considérée comme ayant été dûment exécutée et aucune contestation ne peut être admise. À cet effet, le Donneur d’ordre admet de considérer comme preuve de la livraison tout accusé de réception par courrier électronique.

En cas de désaccord sur certains points de la Prestation, le Prestataire se réserve le droit de corriger celle-ci en coopération avec le Donneur d’ordre.

Lorsque la traduction doit faire l’objet d’une édition, le Prestataire doit recevoir l’épreuve d’imprimerie pour relecture.

Sauf disposition écrite contraire, toute correction ou relecture après la livraison fera l’objet d’une facturation supplémentaire sur la base du tarif horaire en vigueur au jour de la correction ou de la relecture.

Obligations du Prestataire

Le Prestataire s’efforce de réaliser la traduction avec la plus grande fidélité par rapport à l’original et conformément aux usages de la profession. Le Donneur d’ordre reconnaît que la prestation de traduction peut conduire à des formulations diverses. Celles-ci ne sauraient constituer une non-conformité des Prestations. Le Prestataire met tout en œuvre pour tenir compte et intégrer dans la traduction les éléments d’information fournis par le Donneur d’ordre (glossaires, plans, dessins, abréviations, etc.). Le Prestataire décline toute responsabilité en cas d’incohérence ou d’ambiguïté du texte d’origine, la vérification de la cohérence technique du texte final relevant de la seule responsabilité du Donneur d’ordre.

Obligations du Donneur d’ordre

Le Donneur d’ordre s’engage à mettre à la disposition du Prestataire l’intégralité des textes à traduire et toute information technique nécessaire à leur compréhension et, le cas échéant, la terminologie spécifique exigée. En cas de manquement du Donneur d’ordre à son obligation d’informer le Prestataire, celui-ci ne peut être tenu responsable des éventuelles non-conformités ou d’un dépassement des délais.

Confidentialité

Le Prestataire s’engage à respecter la confidentialité des informations portées à sa connaissance avant, pendant et après la réalisation de sa prestation. La responsabilité du Prestataire ne peut être engagée en raison d’une interception ou d’un détournement des informations lors du transfert des données, notamment par Internet. Par conséquent, il appartient au Donneur d’ordre d’informer, préalablement ou lors de la commande, le Prestataire des moyens de transfert qu’il souhaite voir mis en œuvre afin de garantir la confidentialité de toute information à caractère sensible.

Responsabilité

Le Prestataire est responsable des fautes prouvées qu’il commet dans le cadre des Prestations et s’engage à ce titre à réparer les dommages directs exclusivement causés au Donneur d’ordre. Sont exclus les dommages indirects tels que notamment les pertes d’exploitation, préjudice d’image, etc.

La responsabilité du Prestataire se limite uniquement au montant de la facture concernée. La responsabilité du Prestataire ne peut pas être engagée en cas d’inexécution ou de mauvaise exécution de ses obligations qui est due, soit au fait du Donneur d’ordre, soit au fait insurmontable et imprévisible d’un tiers au contrat, soit à un cas de force majeure tel que défini par le Code civil.

En aucun cas, le Prestataire ne saurait être tenu responsable des réclamations motivées par des nuances de style. Ces réclamations ne pourront être considérées comme des non-conformités justifiant l’absence de paiement de la facture.

Il est précisé que les délais de livraison ne sont donnés qu’à titre indicatif, leur inobservation ne pouvant, en principe, entraîner de pénalités pour retard sauf si ce retard est causé exclusivement par une faute du Prestataire. En toute hypothèse, la responsabilité du Prestataire ne saurait être engagée du fait de dommages directs ou indirects causés au Donneur d’ordre ou à des tiers du fait d’un retard de livraison dû notamment à un cas de force majeure, ou à un éventuel problème d’acheminement.

Propriété intellectuelle

Avant de soumettre un document pour traduction au Prestataire, le Donneur d’ordre doit s’assurer qu’il en a le droit et garantit la Prestation contre toute réclamation à ce titre. Il doit donc être l’auteur du document original ou avoir obtenu l’autorisation écrite préalable de traduction de la part du détenteur des droits d’auteur du document.

À défaut, le Prestataire ne peut en aucune façon être tenu responsable si tout ou partie des documents confiés par le Donneur d’ordre venait à violer le droit de propriété intellectuelle ou tout autre droit d’un tiers ou toute réglementation applicable. Le cas échéant, le Donneur d’ordre assumerait seul les éventuels dommages et les conséquences financières qui découleraient de sa seule négligence.

Par ailleurs, le Donneur d’ordre reconnaît que la traduction produite par le Prestataire constitue un document nouveau dont les droits d’auteur sont codétenus par l’auteur du document original et le Prestataire. En conséquence, en cas de prestations à caractère littéraire ou artistique, et sans préjudice de ses droits patrimoniaux sur son œuvre, le Prestataire se réserve le droit d’exiger que son nom soit mentionné sur tout exemplaire ou toute publication de sa prestation, conformément à l’article L.132- 11 du Code de la propriété intellectuelle. La commande de la Prestation ne constitue en aucun cas une cession du droit d’auteur sur la traduction au profit du Donneur d’ordre, sauf si stipulation contraire dans le devis.

Toute violation des droits de propriété intellectuelle du Prestataire est constitutive d’une contrefaçon répréhensible civilement et pénalement.

Protection des données à caractère personnel

Aux fins d’exécution des Prestations, le Prestataire traite des données personnelles de ses interlocuteurs personnes physiques, salariés chez son Donneur d’ordre. Ce traitement est effectué sur le fondement de l’exécution des présentes conditions générales ainsi que sur le fondement du respect des obligations légales (notamment en matière fiscale) du Prestataire. Ces données pourront être communiquées à l’administration (DGCCRF, CNIL, administration fiscale, etc.) ou à une juridiction dans le cadre d’un litige.

Chaque Partie s’engage à informer l’autre Partie de toute mise à jour relative aux données personnelles des personnes et/ou salariés concernés et à informer personnellement chacune de ces personnes, des dispositions de la présente clause. Les personnes concernées disposent d’un droit d’accès, de modification ainsi que de limitation et d’opposition au traitement de ses données personnelles en adressant un courrier électronique à translations@carolienzaman.com.

Le Prestataire s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques appropriées permettant de garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles. Le Prestataire s’engage à conserver les données personnelles de ses interlocuteurs chez ses Donneurs d’ordres et prospects pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées et en tout état de cause dans un délai maximum de 3 (trois) années à compter de la dernière commande de produits par le Donneur d’ordre. Les données personnelles pourront néanmoins être conservées pour une durée plus longue en vue de respecter les obligations légales, en particulier fiscales.

Droit applicable – juridiction compétente

Les présentes conditions générales sont soumises au droit français et doivent être interprétées conformément à celui-ci.

Les parties s’engagent, en cas de litige de quelque nature que ce soit, à tenter un règlement amiable de la manière suivante. À compter de la survenance du fait litigieux, la partie la plus diligente saisira la Commission d’arbitrage de la Société Française des Traducteurs (SFT) par LRAR avec copie par LRAR à l’autre partie. Les parties confient le soin à ladite commission de tenter, en toute impartialité, une conciliation selon des modalités décidées par elle, devant aboutir à une transaction.

Les parties s’engagent à faire leur possible pour que cette conciliation ait toutes les chances d’aboutir. Elles s’engagent à faire preuve de toute la bonne foi nécessaire. Elles s’engagent par ailleurs à ne pas saisir un juge pendant les quatre mois suivant la saisine de la Commission et admettent que toute saisine opérée en contradiction avec cette obligation pourra s’analyser en une fin de non-recevoir ou à défaut, en un obstacle à tout règlement amiable du litige et justifiera le versement à l’autre partie d’une somme de 1 500 €.

À défaut d’un règlement amiable du litige dans un délai maximum de quatre mois, sera seul compétent en cas de litige de toute nature ou de contestation relative à la formation ou l’exécution de la commande, le Tribunal de commerce de Saumur, le siège social du Prestataire.

Cette clause s’applique même en cas de référé, de demande incidente ou de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie, et quels que soient le mode et les modalités de paiement.